Digitalisierung der Betriebsratskommunikation

Wie könnt ihr eure Kolleg:innen gut und unkompliziert erreichen?

Dokumentation des Workshops vom 24. Februar 2022

Die Corona-Pandemie hat zu einem Digitalisierungsschub auch in der Betriebsratsarbeit geführt. Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um die verschiedenen digitalen Kommunikationswege zu ordnen und zu überlegen, was auch in Zukunft sinnvoll bleibt. Unabhängig davon, ob ihr mit den Vorbereitungen zur Betriebsratswahl beschäftigt seid oder zur nächsten Betriebsversammlung einladet, eure Kolleg:innen müsst ihr stets möglichst gut erreichen. Oft wird dafür im Analogen der Aushang und im Digitalen die E-Mail gewählt. Wir wollen uns ansehen, was es sonst für Möglichkeiten gibt.

Welche Medien machen für euch Sinn?

Es kommt nicht darauf an, so viele Kanäle wie möglich zu bespielen. Entscheidend ist vielmehr der richtige Kommunikations-Mix. Die genutzten Kanäle müssen zur jeweiligen Unternehmenskultur passen und den Bedarfen der Kolleg:innen entsprechen. Dabei spielt unter anderem eine Rolle, welche Kanäle der:die Arbeitgeber:in nutzt und wie intensiv digitale Medien im Betrieb überhaupt verwendet werden.

Manche Kolleg:innen erwarten explizit eine digitale Ansprache, während andere schnell überfordert sind und digitalen Stress erleben. Gelingende Kommunikation ist immer auch transparent, klar und inklusiv. Beispielsweise kann der Betriebsrat eine Schulung zum Thema „Umgang mit digitalem Stress“ organisieren oder Tipps geben, wie sich etwa Benachrichtigungsfunktionen individuell einstellen lassen. Um der „Informationsschwemme“ vorzubeugen, bieten sich auch regelmäßige Termine für die Veröffentlichung von Neuigkeiten an, zum Beispiel immer an einem bestimmten Wochentag.

Interne Möglichkeiten nutzen

Als Teil eures Öffentlichkeitsarbeitskonzeptes sollte auch immer überlegt werden, wer den Betriebsrat unterstützen kann. Gibt es im Betrieb Expert:innen für Marketing oder Öffentlichkeitsarbeit, die wertvolle Tipps geben können? Kann der Betriebsrat bereits intern genutzte Software, Lizenzen oder Bildmaterial verwenden? Es lohnt sich nachzufragen, bevor zeitaufwendig nach externen Lösungen gesucht wird. Oftmals bietet schon das firmeneigene Intranet gute Möglichkeiten für die Betriebsratskommunikation. Das in vielen Betrieben genutzte MS Teams/Office 365 lässt sich über separate Gruppenkanäle (‚Teams‘) ebenfalls gut für die Betriebsratsarbeit verwenden, für die sichere Ablage von Dateien kann ein Sharepoint genutzt werden. Entscheidet sich der Betriebsrat dafür, eine externe Plattform wie beispielsweise facebook zu nutzen, ist es zunächst wichtig, die richtigen Einstellungen im genutzten Account bzw. in der Gruppe vorzunehmen. Wichtig ist auch die Rollenklärung. Es muss klar sein, wann man etwas als Privatperson postet, als Kolleg:in oder als Betriebsratsmitglied.

Fragen zum Datenschutz und zur Nutzung sozialer Medien

Bei der Entscheidung für geeignete Kommunikationsplattformen kommen Betriebsräte nicht umhin, sich mit Datenschutzfragen und anderen rechtlichen Fragen auseinanderzusetzen. Um das Risiko zu minimieren, dass sensible Informationen in unbefugte Hände gelangen, müssen sie sich darüber informieren, wie die einzelnen Anbieter die Datensicherheit und Anonymität gewährleisten können und welche Einstellungen sie selbst vornehmen können. Die Entscheidung für einen bestimmten Anbieter sollte in jedem Fall bewusst getroffen werden und den Kolleg:innen transparent gemacht werden. Beispielsweise lässt sich in der Geschäftsordnung festhalten, welche Kanäle wofür und unter welchen Bedingungen genutzt werden.

Darf der Betriebsrat WhatsApp & Co. nutzen oder eine Twitter-Präsenz aufbauen?

Das Thema ist rechtlich nicht völlig geklärt, da eine höchstrichterliche Rechtsprechung durch das BAG dazu bislang nicht vorliegt und niedrigere Instanzen teilweise unterschiedlich geurteilt haben. Grundsätzlich entscheidet der Betriebsrat selbst, über welche Kanäle er mit der Belegschaft kommunizieren möchte. Die wichtigere Frage als das „wie“ ist hier das „was“. Wie für die analoge Kommunikation auch, müssen selbstredend bestimmte Grenzen, etwa der Vertraulichkeit, gewahrt werden.

Was darf der Betriebsrat veröffentlichen?

In der internen Kommunikation mit der Belegschaft darf der Betriebsrat grundsätzlich über alle Themen berichten, für die er laut BetrVG zuständig ist. Tabu sind lediglich Inhalte, die der Geheimhaltungs- oder Schweigepflicht des Betriebsrats unterliegen. Vorsicht ist dagegen geboten, wenn Inhalte auch für Dritte sichtbar sein sollen. Unproblematisch sind allgemeine Informationen z.B. zum Arbeitszeitgesetz.

Muss der:die Arbeitgeber:in die Kosten für die Nutzung kostenpflichtiger Programme durch den Betriebsrat tragen?

Der:die Arbeitgeber:in muss die Kosten für Sachmittel in „erforderlichem Umfang“ tragen (§ 40 BetrVG), dazu zählen z.B. auch Softwarelizenzen.

Welche Alternativen gibt es zu facebook, WhatsApp & Co.?

Viele Betriebsräte haben Bedenken bei der Nutzung von gängigen Social-Media-Plattformen, unter anderem da die Server nicht in Deutschland stehen. Es gibt inzwischen für fast jede Plattform Alternativen. Eine gute Möglichkeit ist ein klassischer Blog oder auch ein Wiki, die sich dank vorgefertigter Templates unkompliziert erstellen lassen. Alternativen zu WhatsApp sind beispielsweise ein sms-Verteiler, Signal oder Threema. Als Videokonferenztool bietet sich jitsi an, wenn man zoom nicht nutzen möchte. Für digitale Betriebsratssitzungen oder Arbeitsgruppensitzungen kann ein Etherpad wie beispielsweise systemli.org genutzt werden. Für schnelle Umfragen gibt es zahlreiche Tools wie etwa invote.de oder easy-feedback.de.

Allerdings sollten nicht von vornherein bestimmte Anwendungen ausgeschlossen werden. Viele Anwendungen lassen sich entweder mit zusätzlichen Plugins oder mit den richtigen Einstellungen sicherer machen.

Zusammenfassend kann gesagt werden: Es gibt kein Patentrezept für die Betriebsratskommunikation. Euer Vorgehen sollte sich an der Kommunikationskultur in eurem Betrieb und den Gewohnheiten und Bedarfen eurer Kolleg:innen orientieren. Es müssen zwar bestimmte gesetzliche Anforderungen v.a. an den Datenschutz beachtet werden, grundsätzlich haben Betriebsräte aber eine große Bandbreite an Möglichkeiten und können sich für die Werkzeuge entscheiden, die bei ihnen am besten funktionieren.

Links

Datenschutz...

Nähere Informationen u.a zum Thema Datenschutz finden sich im Gutachten von Prof. Dr. Wolfgang Däubler: „Interessenvertretung durch Betriebsrat und Gewerkschaften im digitalen Betrieb“ https://www.boeckler.de/de/faust-detail.htm?sync_id=HBS-008141

Zum Weiterlesen…

empfehlen wir die Broschüre „Betriebsräte machen Öffentlichkeitsarbeit in sozialen Medien“ https://www.boeckler.de/pdf/p_mbf_praxis_2016_004.pdf